1979 yılında İstanbul’da doğan Büyükelçi Ayşe Hilal Sayan Koytak, ortaöğrenimini İstanbul Beyoğlu Kız Anadolu Lisesi’nde (English High School for Girls) tamamladıktan sonra 1996 yılında İstanbul Üniversitesi Mühendislik Fakültesi’ne girmeye hak kazanmış, 2002 yılında Almanya Duisburg Essen Üniversitesi’den Yüksek Bilgisayar ve Haberleşme Mühendisi olarak mezun olmuştur. Büyükelçi Sayan Koytak, 2011 yılında 6 ay süreyle Alman Güvenlik Politikaları Akademisi’nde dış politika ve güvenlik eğitimine katılmış, 2022 yılında Ankara Yıldırım Beyazıt Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü’nde doktorasını tamamlamıştır.

Meslek hayatına 2005 yılında başlayan Büyükelçi Sayan Koytak, 2005- 2016 yılları arasında Başbakan Dış Politika Danışmanlığı ve Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı Müsteşar Yardımcılığı görevlerinde bulunmuştur. 2017-2022 yılları arasında Türkiye Cumhuriyeti’nin Kuveyt Devleti nezdindeki Büyükelçisi görevinde bulunmuş, 2023-2024 yıllarında Dışişleri Bakanlığı Bilgi Teknolojileri Genel Müdürü ile Bilim ve Teknoloji Politikaları Genel Müdürü olarak görev yapmıştır. Aralık 2024'ten Eylül 2026'ya kadar Türkiye Cumhuriyeti'nin Bahreyn Krallığı Nezdindeki Büyükelçisi olarak görev yapmıştır.

Büyükelçi Sayan Koytak, 5 Eylül 2026 tarihli Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi ile Türkiye Cumhuriyeti’nin Finlandiya Cumhuriyeti nezdindeki Büyükelçisi olarak atanmış ve görevine 21 Eylül 2026 tarihinde başlamıştır.

İngilizce, Almanca ve Arapça bilen Büyükelçi Sayan Koytak, evli ve iki çocuk annesidir.